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【SE講座】システム化ってなにするの?

こんにちは、panです。
今回はシステムを作る際の前段階、「システム化」について考えてみましょう。

変化しない企業はつぶれる?

少子高齢化が進む日本ではこの先もどんどん人手不足は深刻になっていきます。
人手は足りてないけど、年々給料を上げなくてはいけない。
さらに政府の働き方改革により働く時間を短くしなければならない。
今まででしたら、足りない人手は時間でカバーしてこれましたが
これからの時代は「より短い時間でより多く稼ぐ」ことが重要とされています。

会社は選ぶ側から選ばれる側へ

今後は給料の少ない会社・働く時間の長い会社はどんどん見捨てられます。
社員を家族と思い、一丸となって乗り越えていく」なんてものは経営者の独善でしかなく
社員は「より短い時間でより多く稼ぐ」ことができる会社を選びます。
社会全体が人手不足の日本では過去のように会社が人を選ぶ時代は終わり、人に選ばれる会社にならないと社員は離れていく時代になってしまいました。

”人”以外の働き手を

より短い時間でより多く稼ぐ」にはどうするか、その近道が「システム化」です。
少しお金をかけて時間のかかる作業を短い時間でできるようになれば
人件費を削減できるだけでなく、余った時間を他に使うこともできます。
システム化による費用対効果は絶大です。
では、どうやってシステム化進めるかついてお話しましょう。

何をシステム化するか

「システム化」をするにあたって重要なのは「なにをシステム化するか」です。
ついついやってしまいがちなのが、「時間のかかる作業を順番にシステム化する」ということです。
社長
社長
ん!?!? 時間のかかる作業をシステム化して時間を短くするのが一番効果的じゃないのか?
と思いますよね?
実はこれが大きな過ちです。

システム化の失敗例

実際に私のお客様でこういった会社がありました。
建築資材の卸会社様

①昔から棚卸に時間がかかることが問題だった
②棚卸は半年に1回、商品リストの作成や在庫確認・在庫過不足の処理に5日かかっていた
③在庫管理システムにより、常に在庫管理していたため、棚卸の際半日で処理が終わった

なんと”在庫管理”を「システム化」することで5日掛っていたのが半日になったのです。
90%も時間短縮に成功しました!社長さんはたいそう喜んでいましたが
しかし、実際には従業員の皆さんの忙しさは変わっていませんでした。

従業員の方の話をよく聞こう

相談を受けた私がまず行ったのは、従業員の方への聞き込みです。
pan
pan
日々の作業で何が一番時間がかかっていますか? 
皆さんの答えの多くは
従業員
従業員
毎日の見積書の作成に時間がかかています。
ほぼ毎日、見積書の作成に1時間かけていることがわかりました。
システム化において大事なのはトップの声よりも現場の声です。

現場の声をトップに理論づけて説明する

現場の従業員さんたちが一番大変に思っているのが「なにか」がわかりましたが
それを「システム化」することの利点をしっかり説明しなくては
社長さんは「システム化」を理解しませんし、次の仕事はもらえません。
そこで私は、失敗した「在庫管理」のシステム化と新しい「見積書」のシステム化の違いを数値での比較をして説明します。今回の場合は分かりやすく就業時間1日8時間とし、時間での比較をしました。
「在庫管理」のシステム化

①5日の作業が半日になった ⇒ 90%の削減
 (5日×8時間=40時間 ⇒ 半日=4時間)
②年2回の棚卸
 (40時間 – 4時間 = 36時間×2回 = 年72時間)
③「在庫管理」のシステム化では年間72時間(9日)の削減

「見積書」のシステム化

①1時間の作業が20分になる ⇒ 約60%の削減
 ( 1時間(60分) ⇒ 20分)
②ほぼ毎日(年240日)なので
 (60分 – 20分 = 40分×240日 = 9600分(160時間)
③「見積書」のシステム化では年間160時間(20日)の削減

といった具合に比較対象をそろえてみると一目両全です。
pan
pan
「在庫管理」のシステム化では年間9日削減できましたが、「見積書」のシステム化では年間20日も削減できます。
社長
社長
なるほど!1回での削減は少ないが、回数が多いとこんなに変わるのか

システム化する前に視野を広く見直そう

このように、実際に作業をしている人の目線で何に時間がかかっているのかを分析することで、従業員の負担を減らすことができます。視点を変えることで見つかる問題点や外部からの助言により発覚する改善点も見つけることができます。
「システム化」をする際に重要なのは「気づく」ということです。
ITに頼ることで「より短い時間でより多く稼ぐ」が可能な時代に遅れをとらないよう
会社も変化を続けていくことが大切なのです。
積極的に情報を取り入れて、会社を変化させ続けることが、これからの日本で生き残る道となるでしょう。